Het doel van de Gilde-Encyclopedie is om gidsen te helpen de informatie te vinden die voor hun wandelingen/rondleidingen van belang is. Dat kan zijn een onderdeel van het te vertellen verhaal en informatie die helpt om met dat verhaal “te spelen” (inspelen op de aard en de belangstelling van de groep, ingaan op vragen van de gasten, kleine (!) zijpaadjes te bewandelen e.d.). Context, achtergrond e.d. kunnen daarvoor bijv van belang zijn.
Het kan dus veel omvatten, maar er vloeit ook een beperking van de vast te leggen informatie uit voort: we leggen vast wat daarvoor zinvol is, we vermijden brede bespiegelingen.

Het is ook belangrijk dat de informatie snel en gemakkelijk toegankelijk is voor de lezer (de lezer moet zonder veel moeite kunnen zien waarover de informatie gaat en zo beoordelen of het voor hem/haar van belang is).
Dat bereiken we door:

• Een vaste indeling van de hoofdstukken te hanteren (zie hierna).
• Voor die indeling “koppen” te gebruiken; daarmee genereert het programma zelf een inhoudsopgave van elk hoofdstuk.
• Per onderwerpje een alinea te gebruiken
• Boven die alinea een aanduiding van het onderwerp (onderstreept) te plaatsen
• Geen lange alinea’s te maken.

Dit alles moet natuurlijk wel toegevoegde waarde hebben (het is geen doel op zich). Bij kleine documenten is de structuur veel vrijer. Als maar het in het begin genoemde uitgangspunt gerealiseerd wordt.

Als over een item uit de tekst verdere informatie moet worden gegeven, die ook in andere hoofdstukken bruikbaar kan zijn of als die informatie het maken van een afzonderlijk hoofdstuk rechtvaardigt, maken we daarvan dat afzonderlijke hoofdstuk. Door middel van een link naar dat hoofdstuk kan die aanvullende informatie snel gevonden worden.
Daardoor is de vastgelegde informatie vaker bruikbaar zonder hem vaker vast te leggen, en bovendien kunnen dan eenvoudiger correcties of aanvullingen worden aangebracht.

We nemen ook (mits beschikbaar uiteraard) foto’s op, ter bevordering van de herkenning. In elk hoofdstuk één, tenzij er meer nodig zijn om te helpen om wat beschreven is duidelijk te maken.

De indeling die we hanteren, is de volgende:
1. Algemeen
Hierin beschrijven we waarover het hoofdstuk gaat, wat de context en/of achtergrond is en de hoofdlijn van het in dit hoofdstuk beschreven onderwerp.
2. Wat is er te zien?
Hierin benoemen we de zichtbare aspecten van het gebouw etc waarvan het de moeite waard is die onder de aandacht van de gasten te brengen.
3. Wat is het weten waard?
Hierin benoemen we de niet-zichtbare aspecten van het onderwerp van het hoofdstuk die je eigenlijk ervan moet weten.
4. Weetjes
Hierin beschrijven we dingen waarvoor het adagium “nice to know” geldt. Anekdotes e.d. dus. Grappig, ontroerend etc.
5. Data
Hierin geven we de relevante dat weer: een overzicht van wat wanneer is gebeurd. We nemen deze op in een tabel.
6. Locatie
Hier vermelden we de locatie waar deze informatie van belang is. Als die locatie al voldoende uit de tekst zelf blijkt, kan dit uiteraard achterwege blijven.
7 Literatuur/websites
Hierin noemen we vindplaatsen van informatie voor het geval iemand zich verder in het onderwerp wil verdiepen. Noot: Deze opsomming is niet bedoeld als verantwoording!